.
Gemeente Balen kiest voor CORSA ECM als Mid-office oplossing

CORSA ECM blijft maar scoren bij de lokale besturen! Na mooie recente realisaties bij ondermeer gemeenten Ham en Puurs, koos ook Gemeente Balen ervoor om CORSA in huis te halen.

Infomat beschikt momenteel over een uitgebreid gamma van standaardprocessen die lokale besturen kunnen inzetten bij de implementatie van CORSA.

Dankzij het standaardproces postbeheer en dankzij de ervaringen uit andere projecten kon gemeente Balen zeer snel “live”gaan met CORSA ECM. De eerste fase van de oplossing bestaat uit de registratie van inkomende poststukken, e-mails en faxen. Deze informatie wordt gelinkt aan de klant door een naadloze koppeling met het bevolkingsregister van Cipal. De integratie werd gerealiseerd door gebruik te maken van de XB-integrator broker technologie (zie ook verder). Zo werd op een veilige manier een synchronisatie opgebouwd tussen themis van Cipal en de CRM-module van CORSA/Who. Alle wijzigingen op het niveau van de burger worden aldus perfect zichtbaar in CORSA.

Eénmaal het poststuk geregistreerd is in CORSA, volgt de distributie op een confidentiële manier naar de desbetreffende diensten. Elke dienst en/of medewerker beschikt over een werkvoorraad waarin de binnengekomen post digitaal ter beschikking wordt gesteld. Vervolgens nemen de diensten (of de persoon) het poststuk in behandeling. Elke stap in de afhandeling wordt vastgelegd in CORSA zodat de betrokkenen kunnen volgen in welke status de afhandeling zich bevindt. Tot slot zullen de diensten rechtstreeks vanuit CORSA een antwoord formuleren zodat brief en antwoord steeds gezamelijk beschikbaar zijn.

Het geheel van de postverwerking wordt verder nog aangevuld met het centraal adressenbeheer in CORSA/Who. De informatie uit het lokale bevolkingsregister kan in CORSA verder verrijkt worden met bijkomende gegevens, zoals sport en cultuurinteresses of de wens al dan niet mailings te willen ontvangen.

Fase 1 is intussen al enkele maanden live tot grote tevredenheid van de medewerkers van gemeente Balen. Momenteel wordt er hard gewerkt aan fase 2, waar diverse documentaire processen (klachten en meldingen, werkbonnen, facturen,...) geautomatiseerd zullen worden door workflows.

Wie de ervaringen van hen uit eerste hand wil horen, kan zich best inschrijven op de Mid-office days on tour waar ICT verantwoordelijke Bjorn Claes zijn ervaringen komt toelichten.

.
Mid-office days on tour, een niet te missen roadshow! Schrijf nu in!

Samen met Anaxis en Convenso organiseert Infomat een informatie-roadshow met 3 stops doorheen Vlaanderen. Na het volgen van zo'n sessie ben je volledig bijgepraat over alle aspecten van een mid-office. Diverse gemeenten die met een Mid-office project bezig zijn, of al achter de rug hebben, zullen aanwezig zijn en presentaties geven.

Een unieke kans om eens met collega's te praten over hun ervaringen!

De sessies vinden plaats op:
• 4 oktober in Hasselt, Cultuurcentrum
• 6 oktober in Antwerpen, Digipolis
• 11 oktober in Roeselare, Het fabriekspand.

Het volledige programma en alle andere informatie is te vinden op http://mdot.anaxis.be, uiteraard kan u zich hier ook inschrijven.

Let op: Deelname is gratis, maar de plaatsen zijn beperkt!

.
Gemeente Riemst automatiseert zijn inkomende facturen met CORSA!

Gemeente Riemst bevindt zich momenteel in de testfase van het postproces en het centrale adressenbestand. De inrichting van beide elementen werd gebaseerd op wat er bij gemeente Balen werd gerealiseerd, maar uiteraard werd er ook rekening gehouden met specifieke wensen van Riemst.

De eerste fase bij gemeente Riemst zal ook aangevuld worden met een oplossing voor het automatiseren van de inkomende facturen. De facturen zullen gescand worden waarna CORSA/Extractor de relevante gegevens uit de factuur haalt. Dit gebeurt met de zogenaamde "free form technology". Dankzij deze technologie moet je niet langer templates gaan maken per leverancier om de gegevens te kunnen aflezen. Extractor gaat zelf op zoek naar het btw-nummer, de data, de bedragen, enz..., onafhankelijk van waar deze informatie terug te vinden is op de factuur. Om zeker te zijn dat de juiste gegevens worden ingelezen in het boekhoudpakket van Remmicom, zullen de medewerkers van de financiële afdeling een validatie uitvoeren op de gegevens. Het repetitief ingeven van facturen wordt aldus vervangen door controle, waardoor er minder fouten zullen ontstaan in de verwerking van de facturen.

Na de registratie in Remmicom zorgt een krachtige workflowmotor ervoor dat de facturen in de digitale werkvoorraad van de desbetreffende dienst(en) terechtkomt voor goedkeuring. Het behandelscherm toont de gescande factuur en biedt de behandelaar diverse mogelijkheden zoals goedkeuren, afkeuren, second opinion,... Naast de digitale distributie van de facturen is de transparantie een belangrijke toegevoegde waarde. Iedere gebruiker die toegang heeft tot de facturen kan met een druk op de knop zien waar de factuur zich bevindt, in welke status ze is, en wat er nog moet gebeuren om tot afronding te komen. Met deze oplossing zal het proces van inkomende facturen veel sneller en transparanter afgehandeld worden!

Fase 1 zal volledig opgeleverd worden einde van 2011, maar komend jaar zal het project nog een vervolg krijgen: alle administratie rond het beheren en organiseren van de diverse overlegorganen van de gemeente (College, gemeenteraad, cultuur,...) zal via CORSA/Notulenbeheer geautomatiseerd worden. Tot slot zijn er ook al plannen om alle aanvragen van burgers consulteerbaar te maken via de website, uiteraard met de nodige beveiliging. Gemeente Riemst zal binnenkort dan ook één van de voorlopers zijn in de verdere automatisering bij de lokale besturen!

.
CORSA koppeling met XB-integrator beschikbaar!

Samen met BCT, de software-editor van CORSA ECM, heeft Invenso een koppeling gerealiseerd met de XB-Integrator. Deze brokertechnologie zorgt voor een foutloze gegevensuitwisseling tussen verschillende softwareplatformen, zonder dat er daarvoor point-to-point koppelingen moeten gerealiseerd worden.

Dankzij de ontwikkeling van de CORSA/connector kan allerhande informatie uit de CORSA database uitgewisseld worden met diverse backoffice applicaties. Ook specifieke CORSA-functies, zoals het opvragen van onderliggende documenten of dossiers, worden aldus beschikbaar binnen de toepassingen van de traditionele leveranciers. Bovendien worden de datastromen gecontroleerd op de correctheid, een hele geruststelling voor de ICT-afdeling. Het einde van de spaghettikoppelingen lijkt hiermee in zicht...!

Voor meer informatie kan je terecht bij Luk Van der Steen: 03/820.60.00 of luk.vandersteen@infomat.eu.

.Contacteer ons!

Infomat nv Garden Square Blok AB Laarstraat 16 2610 Wilrijk

Tel.: 03/820.60.00 Fax: 03/830.69.42 info@infomat.eu www.infomat.eu