Infomat is met Dimasys en Ypsos een belangrijke speler in de hedendaagse ERP markt. Nochtans stopt de automatisering niet bij de bedrijfsprocessen. Het grootste deel van de kennis en informatie waarover een bedrijf beschikt is immers ongestructureerde informatie.

Om hierop een antwoord te kunnen bieden, heeft Infomat na een lange en uitgebreide marktstudie Corsa ECM van BCT in huis gehaald. Dit documentair platform biedt een perfecte oplossing voor het begeleiden en omsluiten van ongestructureerde informatiestromen.

Toelichting

ECM (Enterprise Content Management) is de totaaloplossing voor het beheren van alle ongestructureerde informatie (content) in uw gehele organisatie.

Deze informatie is aanwezig in vele verschillende formaten: tekstdocumenten, technische tekeningen, XML-bestanden, beeldmateriaal, PDF-bestanden etc. Met Enterprise Content Management is uw organisatie in staat al deze bestanden te beheren. Dit beheer houdt tevens in; het verrijken van de informatie door het toevoegen van classificaties en hiërarchieën. Hierdoor is de inhoudelijke informatie (content) eenvoudiger terug te vinden. Enterprise Content Management is een verzamelterm voor een aantal begrippen gerelateerd aan het gezamenlijk werken aan en beheren van ongestructureerde informatie.

De begrippen die gehanteerd worden zijn:

In bovenstaand model wordt weergegeven hoe de verschillende modules
binnen Corsa het volledige ECM spectrum omvatten:

Document Management
Document Management staat voor de digitale of elektronische bewerking van documenten en dossiers in een elektronisch systeem, aan de hand van functionaliteit als registratie, versiebeheer en indexering. De voornaamste doelstellingen van Document Management zijn enerzijds het snel kunnen vinden van documenten en anderzijds de mogelijkheid om kennis te delen. In de praktijk richt het zich op verzamelingen (dus ongestructureerde) digitale documenten.

Workflow Management
Workflow Management van CORSA staat voor de automatisering van regels, procedures en processen die definiëren hoe werk en de bijbehorende informatie door een organisatie heen bewegen. Werken met Workflow Management van CORSA maakt het mogelijk om de blauwdruk van procedures in een organisatie vast te leggen. Volgens deze blauwdruk kunnen de bijbehorende zaken afgehandeld worden, precies op het juiste tijdstip. Workflow Management is dus pro-actief: het reikt informatie compleet en ‘just-in-time’ aan op elke werkplek.

User interface
Bij CORSA staat al tijdens de ontwikkelfase de gebruiker en zijn behoeften centraal.De klant heeft de mogelijkheid om zelf een keuze te maken voor de user interface die hem het beste past: Client-server, webinterface, of geïntegreerd binnen een ander applicatie. Ook kunt u zelf kiezen hoe u de interface wenst in te richten.

Input en capture
De inkomende informatiestroom van een organisatie doorloopt de volgende stappen; filteren, classificeren en registreren. Informatie kan in verschillende vormen een organisatie binnenkomen. Dit kan gaan via post, scan, e-mail, fax maar ook bijvoorbeeld via foto- of cameraopnames. CORSA heeft een veelzijdig assortiment aan producten om het proces van Input en Capture vloeiend te laten verlopen. CORSA biedt de juiste instrumenten ten behoeve van een efficiënte Input en Capture.

Output en presentatie
Er zijn binnen elke organisatie een groot aantal verticale procesgeoriënteerde applicaties waarbij documenten een belangrijke rol spelen. Ook deze documenten moeten straks beheerd gaan worden binnen CORSA. Het uitgangspunt hierbij is dat documenten in principe beheerd worden binnen CORSA en dat andere processen, al dan niet vanuit een Workflow Management-routing, de documenten ‘vanuit CORSA’ gebruiken.

Solutions
Omdat veel bedrijven willen starten met ECM vanuit een specifieke documentenstroom, zijn er in Corsa een aantal standaardoplossingen ontwikkeld. Het is een geïntegreerde oplossing waarbij enkele functionaliteiten uit de verschillende modules worden samengebracht om een specifiek documentair proces zo optimaal mogelijk te automatiseren.

Het voordeel voor de klant is dat er een generieke basisinrichting aanwezig is, gebaseerd op de best practise van andere implementaties. Dankzij het solide basisproces, is er slechts een fine tuning nodig waardoor de opleveringstermijn van het project aanzienlijk wordt ingekort. Voorbeelden zijn inkomende facturen en contractbeheer.

Neem ook even een kijkje bij onze komende events. Misschien vindt er in de komende maanden wel een informatieseminarie plaats in uw buurt over CORSA!

Op 2 en 5 oktober 2007 gaf Infomat, een presentatie over CORSA ECM en het gemeentedecreet. Lees er hier alles over. Eind april, begin mei staan onze volgende infosessies voor de deur! Meer info vindt u hier.